COMMENT CHOISIR SES DOSSIERS SUSPENDUS ?
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Toujours à portée de main, facilement consultables et peu encombrants, les dossiers suspendus permettent à la fois de classer, organiser et archiver. Plusieurs solutions existent pour répondre à vos besoins spécifiques. On peut utiliser différentes couleurs pour identifier facilement une thématique de contenu, des chemises spécifiques pour organiser à l'intérieur des différents dossier, des étiquettes d'identifications pour un classement encore plus précis, etc. Les dossiers suspendus sont modulables, personnalisables et flexibles pour s'adapter au classement de chacun. Si vous cherchez à améliorer l'organisation de votre entreprise, les dossiers suspendus sont une option à considérer. Ce guide vous propose des informations utiles pour vous accompagner des l'achat de vos équipements d'archivage et classement.
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QUELS SONT LES AVANTAGES DES DOSSIERS SUSPENDUS ?
Les dossiers suspendus sont un système de classement qui présentent des avantages permettant d'aider votre entreprise à être plus productive et organisée. Ils permettent, entre autre, de maximiser l'espace de rangement (en stockant une grande quantité de documents tout en utilisant un minimum d'espace au sol), d'accroître la longévité des documents archivés, tout en les laissant facilement accessibles et identifiables. Ainsi les documents :
Ne restent pas empilés pendant des mois sur votre bureau
Sont protégés contre les déversements et les dégâts potentiels
Sont à l'abris du jaunissement dû au contact de la lumière
Pour récapituler, le rangement par dossiers suspendus est un système polyvalent, pratique et efficace pour les entreprises de toute tailles.
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LES DOSSIERS SUSPENDUS POUR TIROIR ET POUR ARMOIRE
Il existe 2 types de dossiers suspendus :
POUR TIROIR
Reconnaissable grâce au positionnement de l'étiquette qui se situe sur le haut pour être visible dès l'ouverture du caisson.
Ils sont également utilisés pour les valises et bacs à dossiers suspendus.
POUR ARMOIRE
Reconnaissable grâce au positionnement de l'étiquette qui se situe sur le côté pour être visible dès l'ouverture de la porte de l'armoire.
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LES DIFFÉRENTS FORMATS
Tous les dossiers suspendus sont conçus dans un format standard de 24 x 32 cm, permettant d'accueillir tous vos documents A4.
L'ENTRAXE
L'entraxe correspond à l'écart séparant les crochets d'un dossier suspendu. Cela correspond également à l'écart entre les rails de votre tiroir ou de votre armoire de classement. Il est généralement de 33 cm, mais notez qu'il en existe aussi de 39 cm. Pensez donc à mesurer l'entraxe des rails de vos tiroirs ou de vos armoires avant tout achat.
LARGEURS DE FOND ET CAPACITÉS
Il est important de porter attention à l'épaisseur des dossiers que vous devez classer, car plusieurs largeurs de fond existent. Le fond correspond au bas du dossier, qui est plus ou moins large selon la volumétrie des documents à ranger.
Les différents fonds et leur capacité :
FOND EN V
Jusqu'à 100 feuilles
FOND DE 15 MM
Jusqu'à 250 feuilles
FOND DE 30 MM
Jusqu'à 350 feuilles
FOND DE 50 MM
Jusqu'à 550 feuilles
FOND DE 80 MM
Jusqu'à 850 feuilles
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LES SYSTÈMES DE LIAISON
Certains dossiers suspendus disposent d'un système de mise en continu, qui permet de faciliter leur manipulation et organisation. Attachés comme les plis d'un accordéon, plusieurs dossiers suspendus attachés les uns aux autres s'ouvriront en un seul geste. Selon la fréquence de consultation, il peut être intéressant d'opter pour des dossiers suspendus disposant d'un système de mise en continu spécifique. Vous retrouverez dans la partie filtrable les 3 systèmes d'attache suivants :
Bande velcro
Idéal pour des dossiers peu chargés et peu consultés
Bouton à pression
Idéal pour des dossiers lourds
Volet d'agrafage
Idéal pour des dossiers régulièrement déplacés
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LES MATIÈRES
Les dossiers suspendus sont conçus dans diverses matières, notamment en kraft et en polypropylène. Chacun de ces matériaux apporte son lot d'avantages.
Pour les dossiers plus légers, les dossiers suspendus en kraft conviennent. Ce sont les modèles les plus fréquemment utilisés, ils sont résistants et durables.
L'avantage d'utiliser ce type de dossier est que vous n'avez pas besoin d'étiquettes pour identifier le contenu du dossier, vous pouvez écrire directement sur la couverture.
Pour les dossiers volumineux, préférez les dossiers suspendus en polypropylène, car plus robustes ils sont davantage adaptés aux charges lourdes.
Ce type de dossier nécessite l'utilisation d'étiquettes d'indexation. Vous pouvez ainsi réutiliser le dossier autant de fois que souhaité.
En plus d'être indéchirable, le polypropylène est aussi un matériau résistant à l'humidité.
Si vous souhaitez encore plus de solidité, préférez des dossiers suspendus avec des barrettes en métal qui sont plus résistantes que les barrettes en plastiques.
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LES DIFFÉRENTS TYPES DE RANGEMENTS
Les dossiers suspends nécessitent du mobilier spécifique, destiné à les contenir. Voici une présentation des différents rangements qui existent afin de vous aider à faire votre choix entre les différentes tailles, matières et dispositions des dossiers.
ARMOIRES DE CLASSEMENT ET ACCESSOIRES POUR ARMOIRE
Les armoires de classement sont souvent équipées de tablettes à replis, permettant de porter les dossier suspendus. Si elle n'en dispose pas de base, il est possible d'équiper votre armoire avec des tablettes à replis, des châssis télescopiques ou des rails. Ces accessoires sont disponibles séparément à la vente.
MEUBLES
RANGEMENTS D'APPOINT OU NOMADES
En métal ou en bois, ils existent différents meubles pour dossiers suspendus. Ils se déclinent sous différentes tailles pour s'intégrer facilement à vos espaces de travail.
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LES ACCESSOIRES
Retrouvez notre sélection d'accessoires pour une organisation optimale :
POUR TIROIR
Très utiles pour les dossiers suspendus conservés dans les tiroirs. Ces étiquettes vous permettent d'identifier rapidement et facilement vos documents sans avoir à les sortir. Ayez-en toujours en stock si besoin de renouveler rapidement le contenu de vos dossier.
POUR ARMOIRE
Pour un classement optimal, vous pouvez utiliser des chemises à rabat ou à onglets pour classer vos documents à l'intérieur des dossiers suspendus. Grâce à cette organisation poussée, vous bénéficierez d'une précision et d'un gain de temps dans la recherche de vos dossiers.